Wij gaan starten met een pilot waarbij informele clientondersteuners bij voorkeur zelf dossiers kunnen bijhouden en vastleggen in registratiesysteem. We zoeken naar mogelijkheden buitenom ons bestaande systeem (aanpassing is duur), dus zijn er applicaties o.i.d. die hier geschikt voor zijn en ook voldoen aan de AVG eisen?
Training, regelmatig bespreken en in het algemeen bewustwording doen ontstaan van het belang van vertrouwelijk verwerken van gegevens. Dat hoeft helemaal niet altijd technisch/jruridisch: ik ga er van uit dat de informele clientondersteuners door jullie organisatie begeleid worden door professionals?
Beste Frans,
Bedankt voor je antwoord. Wij begeleiden zeker de vrijwilligers, echter dient dossiervoering en verwerking persoonsgegevens volgens de wet, gebeuren in veilige systemen van de organisatie. Dat mag niet ergens op een excel worden bijgehouden in prive computers van vrijwilligers. Vandaar de vraag. Onze oplossing is nu dat de professional de gegevens aanmaakt en opslaat, maar dat is zonde van de schaarse tijd. We zoeken naar mogelijkheden zoals een applicatie o.i.d. die vrijwilligers de tools geeft dit zelf te doen.
Dit lijkt mij een opgave voor jullie IT beheerder. Die kan de toegang tot jullie systemen verzorgen en training in het gebruik. Dit kan bv middels een token of ander autorisatie tool. Waar jij nu naar zoekt is een extra applicatie die (beveiligd) een koppeling moet maken met jullie in-house systeem. Terwijl er mogelijk al voorzieningen zijn die jullie eigen systeem prima toegankelijk maken, wellicht zelfs op afstand.
Het vvs van Vluchtelingenwerk is bv totaal avs-proof, geeft beheersbaar toegang (via teamleider en IT). Daar werken zo’n 8000 ongetrainde vrijwilligers mee.
Is echt een vraag voor jullie IT of applicatie beheerder.
Wat is er op tegen om deze clientondersteuners zelf, remote, in te laten loggen op jullie systeem? Jullie beheerder zal wellicht de toegang per onderdeel (de rapportage ) kunnen regelen.
Ha Yvonne, Ik ben momenteel vrijwilliger bij het Rodekruis bij het doen van bron- en contactonderzoek. Ook daar werken vrijwilligers in het registratiesysteem met inachtneming van de AVG. Mogelijk kan je bij het Rodekruis navraag doen hoe zij dat hebben aangepakt?
Je zou eens navraag kunnen doen bij Piet de Groot van Adsysco, Lelie zorggroep start een pilot met Adsysco.
Op het moment dat registratie noodzakelijk wordt, is het de vraag of het geschikt is voor vrijwilligerswerk. Bij vluchtelingenwerk wordt alleen het hoogstnoodzakelijke geregistreerd. Is alles geregeld en een kleine voortgangsregistratie mogelijkheid die zich alleen richt op dat er contact is geweest en wat er is geregeld. Ook bij een jongerencoachingstraject met vrijwilligers wil je niets over de inhoudt weten en alleen of het goed gaat en wanneer er doorverwezen is naar professionele hulpverlening. Wanneer wordt het traject afgesloten en waarom. Ga dus goed na wat je van vrijwilligers vraagt aan registratie. Clienten moeten akkoord geven bij registratie van gegevens. Het is niet antwoord op je vraag, maar ik heb meer dan 20 jaar ervaring met vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen heel professioneel werken, maar dat betekent niet dat ze ook professioneel moeten registreren. Dan is het geen vrijwilligerswerk meer. Vrijwilligers kunnen ook per mail even laten weten hoe het gaat en dat knip en plak je dan in je eigen systeem.
DAnk je wel, die ga ik zeker meenemen naar de gemeente die allerlei informatie wil dat alleen via systemen ontsloten kan worden. Moeten we mensen hier inderdaad mee belasten.
Thx.
Goedemorgen Yvonne,
Vanuit MEXTRA werken wij steeds meer als externe veilige dossiervorming voor ondersteuners. Een erg lichte oplossing die snel in te richten is op basis van de wensen en eisen.
Informatie/registratie en plannen kunnen zo gedaan/bijgehouden worden door de betrokkenen, gedeeld worden met clienten indien nodig, supporters etc.
Dit voldoet aan de AVG en jullie organisatie kan toegang krijgen om mee te lezen, of via een rapportage in MEXTRA op de hoogte blijven van de ontwikkelingen.
Mocht er interesse zijn dan kan ik altijd vrijblijven een online demo geven.
Wij zien deze vraag steeds meer ontstaan en ontsluiten zo al samenwerkingsverbanden, vrijwilligers, zzp'ers etc.
Have a great day,
Sjoerd Schwering
M +31621139052
T +31242022091
E sjoerd@symax.nl
W www.mextra.nl
Symax - Mextra - <kontaktus>
Ridderstraat 29
6511 TM Nijmegen
Mogelijk is het registratiesysteem Match het onderzoeken waard.
In dit registratiesysteem kun je registreren, matchen, monitoren en rapporteren. Deelnemer en vrijwilliger kunnen beiden regelmatig het proces evalueren.
Op https://www.hetbegintmettaal.nl/coordinatoren-taalcoaching/match/ meer informatie over Match.
Vanuit Match kunnen Excel bestanden geëxporteerd worden die weer gebruikt kunnen worden voor bijvoorbeeld de monitoring.
Hoi Yvonne,
Je vraag is best breed zonder specifieke toelichting. De procedure en het doel van de data verzamelen is niet helder.
Het is op te lossen, maar er zijn een heleboel vragen die beantwoord dienen te worden om inzicht te krijgen welke mogelijkheden er zijn en toepasbaar zijn op basis van financiële en organisatorische mogelijkheden. Op dit moment vinden er veel opensource ontwikkelingen plaats die door de overheid gestimuleerd worden. Mocht je hier verder op in willen gaan, neem gerust contact op.
Met vriendelijke groet,
Mark B. Ellson
Hallo Yvonne,
Wij gebruiken box.com, omdat we een non profit organisatie zijn hebben we voor een klein bedrag een abonnement waardoor we veilig in de Cloud kunnen werken en ook via een beveiligde link info met vrijwilligers kunnen delen en deze link ook weer omgedaan maken. Dit is AVG proof.
Eenvoudig en makkelijk in gebruik.
Groetjes, Anja Oosterhoff
Box.com servers staan in de vs en staan als zodanig is onder toezicht van Amerikaanse wetgeving. Overheid kan Amerikaanse bedrijven /hostingbedrijven sommeren om persoonsgegevens over te dragen, ook al komen die ui het buitenland.
AVG is daar vrij uitgesproken over. Als je full AVG wil gaan moet je een Europese dienst kiezen ( maar die zijn een stuk duurder=marktwerking)
Hallo Frans, Er zijn verschillende manieren om via Box aan de AVG te voldoen. Meer informatie lees je hier: https://www.box.com/nl-nl/legal/privacypolicy
https://www.businesswire.com/news/home/20180215006242/nl/
Gastvrijheidsovereenkomsten ondertekenen samen zonder financiële verplichtingen.
Daarnaast geheimhoudingsverklaring tekenen waarin staat dat ze zich moeten houden aan de AVG wetgeving.
Succes ermee
Hier is denk ik veel kennis over aanwezig in de hospices waar vooral met vrijwilligers wordt gewerkt: bijna thuis-huizen. Landelijke koepel is de VPTZ.
